Электронный документооборот с контрагентами 1С-ЭДО

Электронный документооборот с контрагентами 1С-ЭДО

Именно сейчас многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.

В общем случае обмен электронными документами выглядит следующим образом (см. первую схему).

Сначала продавец в своей учетной системе создает документ. Затем - «подписывает» его своей электронной подписью с помощью специального криптографического программного обеспечения. Следующий шаг - загрузить подписанный электронный документ в программу оператора электронного документооборота и отправить контрагенту, который примет его в установленную у себя программу. Далее покупателю необходимо ввести полученный документ в свою учетную систему - для этого нужно либо определить соответствие между полученным документом и документом, заранее подготовленным в информационной системе, либо создать копию этого документа «с нуля». После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы - наиболее трудоемкие и некомфортные.

Обмен электронными документами в «1С:Предприятии 8»

Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-ЭДО». По сути это решение является частью конфигураций «1С:Предприятия 8» - оно встроено в «1С:Бухгалтерию 8», «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), «1С:Управление производственным предприятием 8» и другие наиболее массовые решения «1С». Внутренняя интеграция учетной системы и программы оператора позволила исключить основные технологические недостатки общей схемы - использовать электронный документооборот стало намного проще и удобнее (см. вторую схему на рисунке выше).

В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное - на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8». Таким образом, пользователь получает документ в привычном виде и сразу может принять к учету.

Отметим преимущества такой организации документооборота:
• Сервис встроен в основные программы ведения учета 1С, где документы готовятся, отправляются и хранятся. Установка дополнительной внешней программы и выгрузка документов в нее не требуется.
• Документы формируются автоматически, данные вручную вводить не нужно.
• Отправка документов осуществляется путем нажатия одной кнопки «Сформировать, подписать и отправить».
• Предусмотрен обмен не только счетами-фактурами, но и другими юридически значимыми документами – актами, счетами, заказами, накладными и пр.
• Для подписи документов подходит любой сертификат ЭЦП, который признает ФНС. К примеру, если Вы уже имеете сертификат для подписи электронной отчетности, дополнительный приобретать не нужно.
• Количество пользователей, имеющих право на ЭЦП, в решении не ограничено.
• Входящие документы формируются автоматически, их остается только провести нажатием одноименной кнопки.
• Существует возможность «пригласить» своего контрагента к обмену электронными документами прямо из программ 1С.
• Оператор «1С-ЭДО» компания «Такском» гарантирует соблюдение всех требований, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.